Feedback – Der Turbo für eine sichere Zielerreichung und für motivierte Mitarbeiter

Viele Führungskräfte definieren ein Ziel nach dem anderen und meinen, dass eine klare Zieldefinition und ein Zeitplan schon ausreichen, um tatsächlich Ergebnisse zu erzielen. Oft verzögern sich Aufgabenerledigungen oder Projekte plätschern nur halbherzig vor sich hin und keiner der Beteiligten weiß so recht an was es liegt. Frust, Ärger und Demotivation sind die Folge, denn schon wieder ist ein Ziel nicht erreicht worden, und das trotz perfekter Planung.

Feedback ist eines der wichtigsten Werkzeuge für Führungskräfte

Feedback erhalten und Feedback geben, also der gekonnte Umgang mit Fragen und Antworten, ist von unschätzbarem Wert. Doch das Einholen von Feedback will gelernt sein. Eine einfache Methode, konstruktives Feedback bei der Planung von Zielen oder Projekten zu erhalten, zeige ich Ihnen hier. Ich liebe diese Feedback Methode, denn die richtigen Fragen stellen sich fast von selbst und die Antworten sind von unschätzbarem Wert.

In 5 Schritten konstruktives Feedback einholen – Ein Erfolgsgeheimnis für die Erreichung von Projekten und Zielen

Sie haben Ihre Zielplanung erstellt, kennen Ihre Teilziele, haben jene Mitarbeiter benannt, die für die Aufgabenerledigung verantwortlich sind und die Endtermine definiert. Dann kann es auch schon losgehen:

1. Erstellen Sie eine Matrix

Übertragen Sie das Ziel mit seinen Teilzielen in die erste Spalte, fügen Sie in die zweite Spalte zu jedem Teilziel die Namen der jeweils Beteiligten ein. In die folgenden Spalten tragen Sie bitte folgende Überschriften ein: IST, SOLL, Verantwortung in Prozent, Wahrscheinlichkeit in Prozent. An Besprechungszeit benötigen Sie für das Einholen von Feedback von 5 Personen ca. 1 Stunde.

2. Bitten Sie alle Beteiligten um ihr Feedback

Beginnen Sie mit einer Einleitung, wie beispielsweise: „Wir haben jetzt das Ziel definiert, die Aufgaben verteilt und die Verantwortlichen benannt und Termine gesetzt. Bevor wir losstarten, bitte ich Sie, dass wir noch einmal gemeinsam prüfen, ob wir alles bedacht haben, um unser Ziel auch tatsächlich zu erreichen. Dazu habe ich eine Matrix vorbereitet, mit der Bitte, dass jeder meine Fragen beantwortet und wir im Anschluss gemeinsam überlegen, was wir eventuell übersehen haben und noch berücksichtigen müssen.“ Sie erklären kurz die Matrix mit ihren Spalten und fragen dann: „Sind Sie damit einverstanden?“

Beginnen Sie mit dem ersten Namen auf der Matrix, stellen Sie die folgenden Fragen und tragen Sie die Antworten ohne Bewertung oder Kommentar in die Matrix ein. Stellen Sie jedem, dessen Name auf der Matrix notiert ist, die genau gleichen Fragen.

Wichtig: Sie tragen nur den Zahlenwert ein, auch wenn die Versuchung groß ist, kommentieren Sie den Zahlenwert nicht, stellen Sie keine Fragen und lassen Sie keine Fragen der Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt zu. Ihre Rolle ist die eines Moderators: Frage stellen, Antwort notieren, zwischen den Beteiligten keine Diskussion zulassen. Das kommt später, siehe Punkt 3.

Frage 01: „Herr Mustermann, auf einer Skala von 1 – 10, wobei 10 der höchste Wert ist, wo stehen wir derzeit bezogen auf <definiertes Teilziel ablesen>?“ Tragen Sie die genannte Zahl in der Spalte IST ein.

Frage 02: „Herr Mustermann, auf einer Skala von 1 – 10, wobei 10 der höchste Wert ist, wo sollten wir bezogen auf <definiertes Teilziel ablesen> stehen?“ Tragen Sie die genannte Zahl in der Spalte SOLL ein.

Frage 03: „Herr Mustermann, bei diesem Teilziel haben wir 3 Beteiligte angeführt, Herr X, Frau Y und Sie selbst. In Prozent ausgedrückt: Wie hoch liegt Ihrer Meinung nach die Verantwortung für den Weg vom IST zum SOLL bei jedem dieser Beteiligten, das Teilziel zu erreichen? Maximal stehen 100 % zur Verfügung.“ Tragen Sie die genannten Zahlen in der Spalte Verantwortung in % ein. Eine Aufteilung kann bei 3 Beteiligten also 40:30:30 sein oder 80:20:0 ….

Frage 04: „Nun noch der letzte Wert, den wir von Ihnen für das erste Teilziel benötigen. Wie hoch schätzen Sie die Wahrscheinlichkeit ein, dass SOLL <Teilziel wieder ablesen> erreicht wird? Bitte geben Sie mir wieder einen Prozentwert an. Der höchste Wert sind 100 %, d. h. bei Nennung von 100 % sind Sie sich absolut sicher, dass das erste Teilziel auch erreicht wird.“  Tragen Sie den genannten Prozentsatz in der Spalte Wahrscheinlichkeit in % ein.

„Vielen Dank für Ihre Einschätzung“. Vergessen Sie bitte nicht, sich zu bedanken, bevor Sie dem nächsten Beteiligten dieselben Fragen stellen.

3. Besprechen Sie gemeinsam die Bedeutung der notierten Zahlenwerte

 

In der Praxis hat es sich bewährt, dass das Ablesen der genannten Werte hilfreich ist und allen Beteiligten genügend Zeit gibt, das Ergebnis in seiner Gesamtheit besser auf sich wirken zu lassen. Denn in den meisten Fällen zeigen die Zahlen etwas auf, mit dem zuvor niemand gerechnet hat. Das muss jeder erst einmal verdauen.

Das Ergebnis könnte so aussehen:

• Achten Sie insbesondere auf unterschiedliche Angaben. Verschiedene Einschätzung bedeuten später Probleme und verzögern oder verhindern die gewünschten Ergebnisse.

Die Bedeutung der Zahlen in den Spalten IST und SOLL:
Schätzen die Beteiligten eines Teilziels die IST-Situation unterschiedlich ein, stellen Sie unbedingt Fragen, um zu erfahren, worauf die Unterschiede in der Einschätzung beruhen.

Beispielsweise: „Herr Mustermann, Sie haben die IST-Situation von <Teilziel nennen> mit dem Wert 4 angegeben. Können Sie uns bitte erzählen, warum Sie gerade diesen Wert genannt haben?“

Üblicherweise entsteht nach der Nennung der Gründe gleich eine rege Unterhaltung unter den Beteiligten. Als Führungskraft bekommen Sie dadurch einen guten Eindruck, über welche Informationen jeder verfügt, wo Wissen fehlt und was jeder tatsächlich denkt.

Die Bedeutung der Prozentangaben in der Spalte Verantwortung:
Das ist eine sehr aufschlussreiche Spalte.

Hier wird gleich mehreres klar: Fühlt sich überhaupt jemand verantwortlich? Sehen es die anderen gleich? Wurde jemand vergessen? Was ist zu tun, damit die Verantwortung so verteilt ist, dass das Teilziel auch erreicht werden kann?

Die Bedeutung der Prozentangaben in der Spalte Wahrscheinlichkeit:
Das Beste kommt zum Schluss! Die Spalte ist sozusagen Ihr Jackpot.

Finden sich hier Prozentwerte, die unter 50 % liegen, ist die Zielerreichung fraglich. Liegen die Prozentangaben gar zwischen 0 und 10 %, können Sie sicher sein, dass alle Beteiligten etwas ganz Wichtiges vergessen haben. Die Erreichung der Ziele mit dem aktuellen Plan können Sie vergessen.

Mit einer Fragen wie beispielsweise: „Was müsste sein, damit Sie die Wahrscheinlichkeit, das Teilziel zu erreichen, mit einem höheren Prozentsatz angeben würden?“, bekommen Sie von den Beteiligten genau das genannt, was in die Planung mitaufgenommen werden muss.

Sehr aufschlussreich sind auch die Antworten, wenn Sie folgende Frage bei einem hohen Wert stellen: „Was darf auf keinen Fall passieren, damit sich dieser Prozentsatz nicht verkleinert?“ Fragen Sie auch hier immer alle Beteiligten.

Sie werden eine angeregte Gesprächsrunde erleben, mit vielen überraschten Gesichtern. Denn mit Ihren Fragen ist es Ihnen gelungen, unbewusste Informationen ins Bewusstsein aller Beteiligten zu bringen. Und das innerhalb kürzester Zeit.

4. Berücksichtigen Sie das Feedback von allen Beteiligten

Verwenden Sie das Feedback, um Ziele umzuformulieren, gesetzte Termine zu verändern, zusätzliche Teilziele aufzunehmen. Holen Sie sich von der neuen Planung erneut entsprechend der Matrix ein Feedback ein.

5. Bedanken Sie sich bei allen Beteiligten für das wertvolle Feedback

Wenn Sie möchten, fragen Sie alle Beteiligten, was Sie an der Vorgangsweise gut gefunden haben, wo jeder Verbesserungsbedarf sieht und stimmen Sie am Ende ab, ob diese Methode weiterhin angewandt werden soll. Denn eine Evaluierung der Vorgangsweise bringt Ihnen zusätzliche Erkenntnisse und möglicherweise Aha-Erlebnisse für Ihre Führungsarbeit.

Viel Spaß bei der Umsetzung!

Anmerkungen & Kommentare erwünscht

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